Uso do Plone como Repositório Oficial de Arquivos

É fortemente recomendado que todos os arquivos e documentos públicos (como PDFs, editais, relatórios e formulários) sejam armazenados diretamente no próprio Plone, e não em serviços de armazenamento de terceiros, como o Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Por que não usar o Google Drive ou similares?

Embora prático, o uso de links do Google Drive para disponibilizar arquivos no site institucional gera problemas graves a longo prazo:

• Dependência de Contas Individuais: Os arquivos no Google Drive (mesmo institucionais) ficam vinculados à conta do usuário que os criou. Se este servidor for desligado da instituição ou tiver sua conta desativada, todos os documentos sob a propriedade dele se tornarão inacessíveis, "quebrando" os links publicados no site.

• Perda de Rastreabilidade e Permissões: O autor do arquivo pode, acidentalmente, alterar as permissões de "Qualquer pessoa com o link" para "Restrito", ou mesmo apagar o documento de seu Drive particular, tornando impossível para a equipe do portal rastrear ou recuperar o arquivo original.

• Soberania, Custódia e Segurança da Informação: Documentos públicos, oficiais e institucionais precisam seguir as diretrizes de segurança da informação da Administração Pública Federal. Ao hospedar um arquivo no Plone, a instituição garante a posse, a guarda (custódia) e o backup centralizado do documento em infraestrutura controlada. Arquivos perdidos em drives individuais escapam da gestão arquivística, não podem ser auditados pela equipe de TI e podem gerar perdas irreparáveis de memória institucional.

Vantagens de hospedar arquivos no Plone

• Acesso Permanente: O Plone atua como o repositório institucional definitivo. O arquivo pertencerá ao site, e não a uma conta individual. Ele permanecerá acessível independentemente da situação funcional do servidor que realizou o upload.

• Centralização: Manter arquivos no Plone garante que toda a gestão de conteúdo, backup e controle de versões fiquem centralizados em uma única plataforma oficial, facilitando a organização e auditorias futuras.

⚠️ Importante: Sempre faça o upload do arquivo (.pdf, .docx, etc.) diretamente pelo menu "Adicionar Item..." > "Arquivo" no Plone, conforme orientado neste manual.